Ця Політика пояснює, які персональні дані обробляє SignSoft.ai, з якою метою, з яких джерел ми їх отримуємо, кому вони можуть передаватися, як довго зберігаються та які права має суб’єкт персональних даних. Політика застосовується до signsoft.ai, форм підключення, особистого кабінету та клієнтських копій на піддоменах *.signsoft.ai.
1. Хто обробляє дані
Володільцем персональних даних, які SignSoft.ai збирає для реєстрації, укладення та виконання договору, виставлення рахунків, приймання оплат, податкової перевірки, безпеки, підтримки та адміністрування сервісу, є ФОП Процишин Світлана Ігорівна, РНОКПП / ІПН 3280106825, email support@signsoft.ai.
Коли клієнт SignSoft.ai вносить у власну копію персональні дані своїх замовників, працівників або інших осіб, таким володільцем є відповідний клієнт, а SignSoft.ai виступає розпорядником та обробляє дані лише для надання сервісу й відповідно до договору та інструкцій клієнта.
2. Які дані ми обробляємо
2.1. Дані, які ви надаєте
- ім’я та прізвище контактної особи;
- назва компанії або ФОП;
- email і телефон;
- адреса та інші реквізити профілю;
- бажана адреса копії SignSoft.ai;
- обраний тариф, кількість робочих місць і налаштування підписки;
- реквізити платника для рахунків та первинних документів: найменування, РНОКПП/ІПН або ЄДРПОУ, адреса, IBAN та інші надані дані;
- зміст звернень до підтримки та листування.
2.2. Дані про податковий статус
Для визначення можливості надання платних послуг SignSoft.ai може обробляти РНОКПП/ІПН ФОП або ЄДРПОУ юридичної особи, статус і групу платника єдиного податку, доступні дати реєстрації/зміни/припинення статусу, дату, джерело та результат перевірки. Дані можуть надходити від користувача та/або з відкритих чи офіційних державних реєстрів, зокрема інформаційних ресурсів податкових органів.
2.3. Дані про платежі
При банківському переказі на IBAN ми можемо отримати з виписки дату й час операції, суму, валюту, призначення платежу, ім’я або найменування платника, IBAN платника, РНОКПП/ІПН або ЄДРПОУ — якщо банк передає такі дані, а також технічний ідентифікатор операції.
При картковій оплаті банк або платіжний провайдер може передати SignSoft.ai статус і суму операції, ідентифікатори рахунку й транзакції, маскований номер картки, платіжну систему, спосіб оплати, банк-емітент та інші технічні дані, необхідні для підтвердження платежу, повернення коштів і обліку. Повний номер картки та CVV/CVC SignSoft.ai не отримує і не зберігає.
2.4. Дані, що збираються автоматично
- IP-адреса;
- тип браузера, операційної системи та базові технічні характеристики сеансу;
- дата і час входу, виходу та інших суттєвих подій;
- журнали помилок, безпеки й технічних запитів;
- ідентифікатор сесії у cookie;
- технічна позначка пристрою або браузера у локальному сховищі для обмеження повторного створення демо-копій;
- журнал дій у системі: створення та зміна користувачів, кошторисів, замовлень, тарифів, рахунків, платежів, ролей та інших суттєвих операцій.
2.5. Дані у вашій копії
Користувачі можуть завантажувати або створювати макети, файли, номенклатуру, ціни, специфікації, кошториси, замовлення, довідники клієнтів, контакти, адреси доставки та облікові записи співробітників. Копії використовують відокремлені бази/механізми доступу; ми застосовуємо технічну ізоляцію, щоб запобігати несанкціонованому доступу одного клієнта до даних іншого.
2.6. Чого ми не зберігаємо
- паролі у відкритому або відновлюваному вигляді — зберігається криптографічний хеш;
- повний номер платіжної картки та CVV/CVC;
- дані для сторонньої рекламної профілізації, якщо така функція окремо не впроваджена й не описана в цій Політиці.
3. Для чого і на яких підставах ми обробляємо дані
- Створення копії, реєстрація, надання доступу, підписка та функції сервісу — для укладення й виконання договору та заходів до його укладення.
- Рахунки, акти, платіжні та бухгалтерські записи — для виконання договору та законодавчих обов’язків.
- Автоматична або ручна перевірка податкового статусу замовника — для визначення можливості укладення та виконання договору відповідно до законодавства й системи оподаткування Виконавця.
- Автоматична звірка банківського або карткового платежу з рахунком — для виконання договору, активації тарифу, запобігання помилкам і шахрайству.
- Підтвердження email, відновлення доступу і сервісні повідомлення — для безпеки та виконання договору.
- Журнали доступу, device marker, антибот-захист та розслідування інцидентів — для захисту законних інтересів SignSoft.ai, клієнтів і третіх осіб у безпеці сервісу, якщо права суб’єкта даних не переважають такі інтереси.
- Підтримка — для виконання договору та належної роботи сервісу.
- Виконання законної вимоги державного органу або захист прав у спорі — для виконання обов’язку за законом або захисту законних прав та інтересів.
Якщо для окремої операції закон вимагає згоди, ми запитуємо її окремо. Відкликання згоди не впливає на обробку, здійснену до відкликання, та не припиняє обробку, що має іншу законну підставу.
4. Автоматична перевірка та автоматичні рішення
SignSoft.ai може автоматично перевіряти за РНОКПП/ІПН або ЄДРПОУ статус замовника як платника єдиного податку; зіставляти банківські операції з рахунками; активувати або продовжувати тариф після підтвердження оплати; тимчасово зупиняти автоматичну активацію, якщо дані не збігаються або потребують перевірки.
Негативний або невизначений автоматичний результат не вважається безпомилковим висновком. Якщо він впливає на можливість отримати платну послугу, користувач може звернутися до support@signsoft.ai і вимагати ручної перевірки. Ці механізми не використовуються для рекламного скорингу або визначення кредитоспроможності.
5. Кому можуть передаватися дані
- хостинг-провайдерам, дата-центрам і постачальникам резервного копіювання;
- АТ «УНІВЕРСАЛ БАНК» / monobank та іншим банкам або платіжним провайдерам — для банківського обслуговування, інтернет-еквайрингу, підтвердження платежів і повернень;
- платіжним системам і цифровим гаманцям, якщо користувач обирає відповідний спосіб оплати;
- поштовим провайдерам — для кодів, сервісних листів, рахунків і повідомлень;
- постачальникам антибот-захисту, мережевої безпеки, моніторингу та журналювання;
- державним реєстрам та інформаційним ресурсам — як джерелам перевірки статусу замовника;
- професійним консультантам, якщо доступ об’єктивно необхідний для бухгалтерського, юридичного або інформаційно-безпекового супроводу;
- державним органам — лише у випадках, передбачених законом або належною законною вимогою.
Ми не продаємо персональні дані рекламодавцям або брокерам даних.
6. Передача даних за межі України
Окремі постачальники інфраструктури, пошти, безпеки або платіжних технологій можуть обробляти дані за межами України. У такому разі передача здійснюється за наявності законної підстави та з урахуванням вимог українського законодавства до міжнародної передачі персональних даних.
7. Строки зберігання
- Дані активної копії — протягом дії підписки.
- Після завершення оплаченого періоду відключена копія зберігається 45 календарних днів, якщо інший строк прямо не показаний у кабінеті або не погоджений окремо.
- Після остаточного видалення копії дані можуть залишатися в резервних копіях до 30 календарних днів у межах звичайного циклу ротації; такі копії використовуються лише для аварійного відновлення.
- Технічні та безпекові журнали зазвичай зберігаються до 180 днів, якщо довше зберігання не потрібне для інциденту, спору або виконання закону.
- Листування зі службою підтримки може зберігатися до 3 років після закриття звернення, якщо довше зберігання не потрібне для захисту прав або виконання закону.
- Результати перевірки податкового статусу, історія рахунків, платежів, повернень, актів та інших бухгалтерських/податкових документів зберігаються протягом строку, якого вимагає законодавство, а за потреби — довше на час перевірки, спору або захисту прав.
8. Ваші права
У межах і порядку, передбачених законодавством України, ви маєте право:
- знати про джерела збору, місцезнаходження даних, мету обробки та володільця/розпорядника;
- отримувати інформацію про умови доступу та третіх осіб, яким передаються дані;
- отримувати доступ до своїх персональних даних;
- отримати відповідь про те, чи обробляються ваші дані, та їх зміст не пізніше 30 календарних днів з дня належного запиту, крім випадків, передбачених законом;
- вимагати виправлення неточних або застарілих даних;
- висувати вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки, коли таке право передбачене законом;
- вимагати зміни або знищення даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними, з урахуванням обов’язкових строків зберігання;
- відкликати згоду там, де обробка ґрунтується саме на згоді;
- знати механізм автоматичної обробки та вимагати захисту від автоматизованого рішення, яке має правові наслідки;
- звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.
Щоб скористатися правами, напишіть на support@signsoft.ai. Ми можемо попросити достатню інформацію для підтвердження особи та запобігання розкриттю даних сторонній особі.
9. Видалення даних
Ви можете звернутися з вимогою про видалення даних та/або копії SignSoft.ai. Видалення не поширюється на інформацію, яку ми зобов’язані або маємо законну підставу зберігати після припинення користування, зокрема бухгалтерські, податкові, платіжні, безпекові або доказові записи.
Видалення копії є незворотним. Перед видаленням користувач повинен завантажити потрібні дані. Якщо SignSoft.ai є розпорядником щодо даних клієнтів користувача, запит кінцевої фізичної особи може бути перенаправлений відповідному клієнту-володільцю або опрацьований за його інструкцією.
10. Як ми захищаємо дані
- передача даних через HTTPS;
- відокремлення клієнтських копій і контроль доступу до баз;
- хешування паролів;
- рольова модель доступу в клієнтській копії;
- обмеження адміністративного доступу за принципом необхідності;
- журналювання суттєвих дій і подій безпеки;
- захист від автоматизованого перебору паролів та інших типових зловживань;
- резервне копіювання та технічні заходи відновлення.
Жодна інформаційна система не може гарантувати абсолютну безпеку. Якщо ми виявимо інцидент, який створює суттєвий ризик для персональних даних, ми вживатимемо необхідних заходів і повідомлятимемо відповідних осіб або органи у випадках, коли цього вимагає закон або це обґрунтовано характером інциденту.
11. Cookie та локальне сховище
SignSoft.ai використовує технічно необхідні cookie, зокрема ідентифікатор сесії. У локальному сховищі браузера може зберігатися технічна позначка пристрою/браузера для обмеження повторного автоматичного створення демо-копій та антифрод-задач. Вона не використовується нами для сторонньої поведінкової реклами.
Якщо в майбутньому буде впроваджено необов’язкові аналітичні, рекламні або інші сторонні cookie, Політика та механізм керування згодою будуть оновлені до початку їх використання.
12. Сервісні та маркетингові повідомлення
Ми надсилаємо сервісні повідомлення, необхідні для роботи акаунта та договору: коди підтвердження, повідомлення про безпеку, рахунки, оплати, завершення тарифу, зміни Умов, заплановане видалення копії та інші важливі повідомлення.
Рекламні або промоційні повідомлення, якщо вони використовуються, надсилаються відповідно до вимог законодавства та з можливістю відмовитися від подальшого отримання, крім повідомлень, без яких неможливо виконати договір або забезпечити безпеку.
13. Дані дітей
SignSoft.ai є професійним сервісом для повнолітніх користувачів. Ми свідомо не надаємо акаунти та не збираємо персональні дані осіб молодших 18 років як самостійних користувачів сервісу.
14. Зміни Політики
Ми можемо оновлювати Політику у зв’язку зі зміною функціональності, постачальників, законодавства або способів обробки даних. Дата чинної редакції вказана на початку. Про суттєві зміни ми повідомляємо через email або інтерфейс SignSoft.ai.
15. Контакти
Питання про приватність, доступ, виправлення чи видалення персональних даних: support@signsoft.ai.
Володілець: ФОП Процишин Світлана Ігорівна, РНОКПП / ІПН 3280106825.